6.016 pedidos em 18 meses, o processo de compras da Wrental

A Wrental aluga plataformas de trabalho aéreo e atua em quatro estados. Quando o processo de compras começou a travar, eram cinco sedes comprando ao mesmo tempo, cada uma do seu jeito, por email e por grupo de WhatsApp.

Isso funcionou no começo e parou de funcionar com o volume. É o caminho normal de quase toda empresa que cresce.

O que travava antes

• Cada sede pedia de um jeito diferente
• Solicitação se perdia no meio das conversas
• Aprovação sem histórico de quem liberou o quê
• Conhecimento guardado nas pessoas, com o processo mudando a cada troca de time

A decisão que definiu todo o resto

Logo nas primeiras reuniões apareceu a escolha que ia determinar o projeto inteiro. Criar um processo para cada sede, ou um processo único para todas.

Escolhemos o processo único, em conjunto com a empresa. Um processo por sede multiplica o trabalho e dificulta a visão do todo. Com um processo só, cada sede continua enxergando o que é dela e a gestão passa a enxergar tudo.

Separar parece mais organizado. Na prática, é o que engessa.

O que mudou na operação

Todo pedido passou a entrar por um canal único, já com as informações certas desde a abertura. Cada etapa ganhou um responsável, a aprovação passou a ficar registrada e a empresa passou a ter histórico, e não apenas execução.

Nada disso saiu pronto de primeira. Saiu de ciclos de ajuste e automação até o processo ficar do jeito que roda hoje.

O sinal de que funcionou

O processo nasceu para cuidar só da compra de itens. Com o tempo, passou a receber outras aquisições da empresa, que antes viviam soltas em email e WhatsApp. Hoje a compra de itens, que era o escopo original, é menos de um terço de tudo que passa pelo fluxo.

Quando um processo funciona, ele passa a receber demandas que nem estavam no plano original. Esse é o melhor indicador de adoção que existe.

Os resultados

Todos os pedidos são rastreáveis do início ao fim, e só 4,2% foram cancelados, sinal de que a solicitação já chega certa desde a abertura.

Antes e depois

O que esse projeto ensina

A empresa quase dobrou o número de sedes, de cinco para nove. Normalmente é nesse momento que um processo informal desmorona. Aqui aconteceu o contrário, a operação cresceu com mais controle, e não com menos.

Processo bom não é o que parece organizado no desenho. É o que aguenta volume sem perder controle.